Audit siklus penjualan dan penagihan piutang - makalah audit

PEMBAHASAN

A.    AKUN DAN KELAS TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENJUALAN SERTA PENAGIHAN                              

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penjualan dan penagihan adalah mengevaluasi apakah saldo akun yang dipengaruhi oleh siklus tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip – prinsip akuntansi yang diterima umum.

Gambar diatas menunjukkan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penjualan dan penagihan . gambar tersebut menunjukkan bahwa lima kelas transaksi dalam siklus penjualan dan penaguhan antara lain :

1.      Penjualan ( penjualan tunai dan kredit )

2.      Penerimaan kas

3.      Retur dan pengurangan penjualan

4.      Penghapusan piutang tak tertagih

5.      Estimasi beban piutang tak tertagih

Gambar diatas juga menunjukkan bahwa, kecuali penjualan tunai, setiap transaksi dan jumlah yang dihasilkan pada akhirnya akan dimasukkan dalam salah satu dari dua akun neraca, yaitu akun piutang usaha atau penyisihan untuk pitang tak tertagih. Untuk mudahnya, kita mengasumsikan bahwa ada pengendalian internal yang sama baik untuk penjualan tunai maupun penjualan kredit.

B.     FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN TERKAIT 

       Siklus Penjualan dan Penagihan melibatkan keputusan serta proses yang diperlukan untuk mengalihkan kepemilikan barang dan jasa kepada pelanggan setelah keduanya tersedia untuk dijual. Hal ini diawali dengan permintaan oleh seorang pelanggan dan diakhiri dengan konversi bahan atau jasa menjadi piutang usaha yang akhirnya menjadi kas.

Kelas Transaksi, Akun, Fungsi Bisnis, dan Dokumen serta Catatan terkait untuk Siklus Penjualan dan Penagihan.

Kelas Transaksi	Akun	Fungsi Bisnis	Dokumen Dan Catatan
Penjualan	Penjualan piutang usaha	Pemroses pesanan pelanggan Pemberian kredit Pengiriman barang Penagihan pelanggan dan pencatatan penjualan	Pesanan pelanggan Pesanan penjualan Pesanan pelanggan atau pesanan penjualan Dokumen pengiriman Faktur penjualan File transaksi penjualan Jurnal penjualan atau listing File induk piutang usaha Neraca saldo piutang usaha Laporan bulanan
Penerimaan Kas	Kas di bank ( debet dari penerimaan kas ) piutang usaha	Pemroses dan pencatatan penerimaan kas	Remittance advice Prelisting penerimaan kas File transaksi penerimaan kas Jurnal penerimaan kas atau listing
Retur Dan Pengurangan Penjualan	Retur dan pengurangan penjualan Pitang usaha	Pemroses dan pencatatan retur dan pengurangan penjualan	Memo kredit Jurnal retur dan pengurangan penjualan
Penghapusan Piutang tak Tertagih	Piutang Usaha Penyisihan untuk piutang tak tertagih	Penghapusan piutang usaha tak tertagih	Formulir otorisasi piutang tak tertagih Jurnal umum
Beban Piutang tak Tertagih	Beban piutang tak tertagih Penyisihan untuk piutang tak tertagih	Penyediaan piutang tak tertagih	Jurnal umum

Pada kolom diatas sebelum dapat menilai resiko pengendalian dan merancang pengujian pengendalian serta pengujian substansif atas transaksi harus memaham fungsi bisnis dan dokumen serta catatan suatu perusahaan.

1.      Pemroses pesanan pelanggan

o  Pesanan pelanggan yaitu permintaan barang dagang yang diajukan oleh pelanggan.

o  Pesanan penjualan yaitu dokumen untuk mengkomunikasikan deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang yang dipesan oleh pelanggan.

2.      Pemberian kredit

o  Dokumen pengiriman dibuat untuk mengawali pengiriman barang, yang menunjukkan deskripsi barang dagang , kuantitas yang dikirimkan, dan data yang relevan lainnya.

o  Bill of lading yaitu kontrak tertulis mengenai penerimaan dan pegiriman barang antara pembawa dan penjual. Bill of lading dikirimkan secara elektronik ketika barang telah dikirimkan , dan secara otomatis akan membuat faktur penjualan yang terkait serta ayat jurnal dalam jurnal penjualan.

3.      Penagihan pelanggan dan pencatatan penjualan

Aspek paling penting dari penagihan yaitu :

  Semua pengiriman telah ditagih ( kelengkapan = completeness )

  Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari satu kali ( keterjadian = occurrence )

  Setiap pengiriman ditagih dalam jumlah yang tepat ( keakuratan = accuracy )

o   Faktur penjualan yaitu dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga, ongkos angkut, asuransi, syarat, dan relevan lainnya.

o   File transaksi penjualan yaitu file yang dihasilkan computer yang mencantumkan semua transaksi penjualan yang diproses oleh system akuntansi selama suatu periode, seperti sehari, seminggu, atau sebulan.

o   Jurnal penjualan atau listing yaitu laporan yang dibuat dari file transaksi penjualan yang cantumkan biasanya mencantumkan nama pelanggan, tanggal, jumlah dan klasifikasi bagi setiap transaksi seperti divisi atau lini produk.

o   File induk piutang usaha yaitu file computer yang digunakan untuk mencatat penjualan individual , penerimaan kas , serta retur dan penguragan penjualan bagi setiap pelanggandan untuk mempertahankan saldo akun pelanggan.

o   Laporan bulanan yaitu dokumen yang dikirimkan melalui surat atau secara elektronik kepada setiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal piutang usahanya.

           Pemroses dan pencatatan penerimaan kas

o  Remmitance advice yaitu dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan dan biasanya dikembalikan kepada penjual beserta pembayaran kas

o  Prelisting penerimaan yaitu daftar yang disusun ketika kas diterima oleh seseorang yang tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat penjualan, piutang usaha, kas dan yang tidak memiliki akses ke catatan akuntansi.

o  Memo kredit yaitu dokumen yang mengindikasikan pengurangan dari jumlah pelanggan akibat retur barang atau pengurangan harga.

o  Jurnal retur dan pengurangan penjualan yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat retur dan pengurangan penjualan.

           Penghapusan piutang usaha tak tertagih

o  Formulir otorisasi piutang tak tertagih yaitu dokumen yang digunakan dalam lingkungan internal untuk menunjukkan otoritas menghapus suatu piutang usaha sebagai tak tertagih.

C.       METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANSIF ATAS TRANSAKSI PENJUALAN

    Auditor menggunakan informasi yang diperoleh dalam memahami pengendalian internal untuk menilai resiko pengendalian. Terdapat empat langkah yang penting dalam pengendalian ini yaitu :

1.         Auditor memerlukan kerangka kerja untuk menilai resiko pengendalian.

2.         Auditor harus mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan kelemahannya bagi penjualan.

3.         Setelah mengidentifikasi pengendalian dan kelemahannya, auditor lalu mengaitkannya dengan tujuan .

4.         Auditor menilai resiko pengendalian untuk setiap tujuan dengan mengevaluasi pengendalian dan kelemahannya bagi setiap tujuan.

  Pemisahan tugas yang memadai

Dapat membantu mencegah berbagai jenis salah saji baik akibat kesalahan maupun penipuan atau kecurangan. Untuk mencegah kecurangan, manajemen harus menolak akses ke kas bagi siapapun yang bertanggung jawab memasukkan informasi transaksi penjualan dan penerimaan kas ke dalam computer.

  Menentukan luas pengujian pengendalian

Luas pengujian pengendlian pada perusahaan nonpublic tergantung pada keefektifan pengendalian dan sejauh mana auditor yakin bahwa pengujian itu dapat diandalkan untuk mengurangi resiko pengendalian.

  Merancang pengujian pengendalian untuk penjualan

Pengujian pengendalian yang sesuai untuk pemisahan tugas biasanya terbatas pada pengamatan auditor atas aktivitas dan diskusi dengan personil. Mencatat penjualan yang terjadi untuk tujuan ini, auditor harus memperhatikan tiga jenis salah saji yang mungkin terjadi :

a.       Penjualan dimasukkan dalam jurnal sementara pengiriman tidak pernah dilakukan

b.      Penjualan dicatat lebih dari satu kali

c.       Pengiriman dilakukan kepada pelanggan fiktif dan dicatat sebagai penjualan.

Dua jenis salah saji yang pertama dapat disebabkan oleh kesalahan atau kecurangan,sementara jenis yang terakhir selalu disebabkan oleh kecurangan. Konsekuensi potensial dari ketiga jenis salah saji tersebut sangatlah besar karena akan menimbulkan lebih saji aktiva dan laba.

  Arah pengujian

Auditor harus memahami perbedaan antara menelusuri dokumen sumber kejurnal dan memvouching dari jurnal kembali ke dokumen sumber. Pengujian pertama adalah untuk transaksi yang dihilangkan ( tujuan kelengkapan ). Sementara yang kedua adalah untuk transaksi yang tidak ada ( tujuan keterjadian ).

  Penjualan dicatat dengan akurat

Pencatatan yang akurat atas transaksi penjualan harus memperhatikan hal – hal berikut :

a.       Mengirimkan jumlah barang yang dipesan

b.      Menagih dengan akurat sebesar jumlah barang yang dikirim

c.       Mencatat dengan akurat jumlah yang ditagih dalam catatan akuntansi.

D.    RETUR DAN PENGURANGAN PENJULAN

Tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi dan metode yang digunakan klien untuk mengendalikan salah saji pada intinya sama seperti untuk memroses memo kredit yang telah digambarkan bagi penjualan, dengan dua perbedaan. Perbedaan yang pertama adalah matrealitas. Dalam banyak hal, retur dan pengurangan penjualan sangat tidak material sehingga auditor dapat mengabaikannya. Perbedaan yang kedua adalah penekanan pada tujuan kejadian. Untuk retur dan pengurangan penjualan, umumnya auditor menekankan pada pengujian transaksi yang tercatat untuk mengungkapkan setiap pencurian kas dari penagihan piutang usaha yang ditutupi oleh retur atau pengurangan penjualan fiktif.

Tujuan kelengkapan juga merupakan hal yang penting terutama dalam menguji saldo akun untuk menentukan apakah retur dan penjualan ditetapkan terlalu rendah pada akhir tahun. Secara alami , tujuan lainnya tidak boleh diabaikan, akan tetapi, karena tujuan dan metodologi untuk mengaudit retur dan pengurangan penjualan pada intinya sama seperti untuk penjualan, tidak dimasukkan studi yang mendalami mengenai hal tersebut. Jika ingin mengaudit retur dan pengurangan penjualan, harus dapat menerapkan logika yang sma untuk mendapatkan pengendalian, pengujian pengendalian, dan pengujian substansif atas transaksi yang sesuai guna memverifikasi jumlahnya.

E.     METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANSIF ATAS TRANSAKSI PENERIMAAN

Auditor menggunakan metodologi yang sama untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi penerimaan kas seperti yang digunakan untuk penjualan. Prosedur audit untuk pengujian pengendalian , pengujian substansif atas transaksi penerimaan kas dikembangkan dengan kerangka kerja yang sama seperti yang digunakan untuk penjualan, tetapi tujuan khususnya diterapkan bagi penerimaan kas.

Berdasarkan tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi, auditor mengikuti proses berikut ini :

  Menentukan pengendalian internal kunci untuk setiap tujuan audit

  Merancang pengujian pengendalian bagi setiap pengendalian yang digunakan untuk mendukung pengurangan resiko pengendalian

  Merancang pengujian substansif atas transaksi untuk menguji salah moneter bagi setiap tujuan.

           Penyiapan Bukti Penerimaan Kas

Prosedur audit yang bermanfaat untuk menguji apakah semua penerimaan kas yang dicatat telah disetorkan dalam akun atau rekening bank adalah bukti penerimaan kas ( proof of cash receipts ). Dalam pengujian ini, total penerimaan kas yang dicatat dalam jumlah penerimaan kas selama suatu periode tertentu, seperti bulan, akan direkonsiliasi dengan deposito atau setoran actual yang dilakukan ke bank selama periode yang sama. Perbedaan diantara keduanya mungkin diakibatkan oleh setoran dalam perjalanan dan pos – pos lainnya, tetapi jumlahnya dapat direkonsiliasi dan dibandingkan.

           Pengujian untuk mengungkapkan lapping piutang usaha

Lapping piutang usaha yaitu penundaan ayat jurnal penagihan piutang usaha untuk menutupi kekurangan kas yang ada. Penggelapan dilakukan seseorang yang menangani penerimaan kas dan kemudian memasukkannya kedalam system computer.

Penggelapan ini sebenarnya dapat dicegah dengan mudah melalui pemisahan tugas dan kebijakan cuti wajib bagi karyawan yang menangani kas sekaligus memasukkan penerimaan kas kedalam system. Penggelapan ini dapat dideteksi dengan membandingkan nama, jumlah, dan tanggalyang ditunjukkan pada remmitance advice dengan ayat jurnal penerimaan kas dan salinan slip setoran terkait.

F.     PENGUJIAN AUDIT UNTUK MENGHAPUS PIUTANG TAK TERTAGIH

Auditor dalam melakukan audit atas penghapusan piutang usaha tak tertagih adalah kemungkinan karyawan klien menutupi penggelapan dengan menghapus piutang usaha yang sudah ditagih (tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi kejadian ). Pengendalian yang penting untuk mencegah kecurangan ini adalah otorisasi yang tepat atas penghapusan piutang tak tertagih harus diberikan oleh tingkat manajemen yang ditunjuk hanya setelah melalui penyelidikan menyeluruh mengenai alas an pelanggan tidak mampu membayar.

  Pengendalian internal tambahan atas saldo akun dan penyajian serta pengungkapan

Pengendalian internal juga berkaitan langsung dengan saldo akun penyajian serta pengungkapan yang mungkin terjadi, meskipun belum diidentifikasi atau diuji sebagai bagian dari pengujian pengendalian atau pengujian substansif transaksi. Untuk siklus penjualan dan penagihan, hal tersebut kemungkinan akan mempengaruhi tujuan yang terkait dengan saldo nilai yang dapat direalisasi dan hak serta kewajiban dan empat tujuan penyajiannya serta pengungkapan.

  Pengaruh hasil pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi

Hasil dari pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi memiliki pengaruh yang signifikan terhadap sisa audit, terutama terhadap pengujian substansif atas rincian saldo. Bagian dari audit yang paling dipengaruhi oleh pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi dalam dalam siklus penjualan dan penagihan adalah saldo piutang usaha, kas, beban piutang tak tertagih, dan penyisihan untuk piutang tak tertagih.

BAB III

PENUTUP

     A.    KESIMPULAN

Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi untuk lima kelas transaksi dalam siklus penjualan dan penaguhan, termasuk penjualan, penerimaan kas, retur dan pengurangan penjualan, penghapusan piutang usaha tak tertagih, serta beban piutang tak tertagih.

Secara konseptual, metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi adalah sama bagi kelima kelas transaksi dan mencakup langkah – langkah berikut :

         Memahami pengendalian internal

         Menilai resiko pengendalian yang direncanakan

         Menentukanluas pengujian pengendalian

         Merancang pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transaksi untuk memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi.

Dalam merancang pengujian pengendalian untuk setiap kelas transaksi, auditor berfokus pada pengujian pengendalian internal yang dimaksudkan sebagai senjata untuk mengurangi resiko pengendalian. Pertama, auditor mengidentifikasi pengendalan internal, jika ada, untuk setiap tujuan, auditor kemudian menentukan luas pengujian pengendalian yang harus dilakukan.  

Auditor juga merancang pengujian substansif atas transaksi bagi setiap kelas transaksi untuk menentukan apakah jumlah moneter transaksi telah dicatat dengan benar. Seperti pengujian pengendalian, pengujian substansif, atas transaksi juga dirancang untuk setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi.  Setelah perancangan pengujian pengendalian dan pengujian substansif atas transkasi bagi setiap tujuan audit dan kelas transaksi selesai, auditor mengorganisasikan prosedur audit ke dalam program audit format kerja.