Fungsi Perencanaan - Makalah Pengantar Manajemen

Planning is a process of gathering to produce a plan.

Apa yang Anda pikirkan ketika mendengar ketika mendengar kata Perencanaan kerja?

            Apakah Anda merasa malas? atau merasa membuang waktu? Ada orang yang merasa bahwa perencanaan itu penting tapi tidak mau membuatnya, ada juga yang memulai membuat perencanaan tapi tidak selesai atau merasa terbeban ketika perencanaan telah disusun dengan baik ada yang tidak tercapai dan ada juga yang menganggap hal ini tidak perlu dilakukan karena menyukai spontanitas atau berpendapat bahwa perencanaan hanya menghabiskan waktu. Sadarilah semua butuh proses.

Mengapa ada orang yang tidak percaya dengan perencanaan?

            Karena, tidak mengerti perencanaan. Tidak tahu pentingnya perencanaan. Tidak memiliki motivasi dan obsesi untuk meraih yang terbaik. Terlalu  optimis. Kurang sabar dan tidak kuat menanggung beban. Tidak fleksibel. Selalu berada pada zona nyaman.

Mengapa Perencanaan penting?

            Perencanaan penting untuk mencapai goals atau tujuan kita. Perencanaan membutuhkan proses. Nah, proses awal pada perencanaan dimulai dengan memikirkan gambaran besar terlebih dahulu. Proses selanjutnya, mulai untuk memecahkan hal yang besar menjadi langkah-langkah kecil.

            Tentu saja untuk memulai perencanaan kita memikirkannya dengan matang. Membuat alur kegiatan yang kita lakukan menjadi lebih spesifik, efektif, jelas dan bisa mengukur produktivitas dalam bertindak. Perencanaan perlu dimulai diawal karena akan membuat kita fokus pada tujuan serta mengabaikan hal-hal yang tidak perlu dilakukan untuk mencapai produktivitas kerja maksimal.Setiap orang pasti pernah melakukan perencanaan, Tanpa disadari dalam kehidupan sehari-hari sebenarnya kita sudah sering membuat Perencanaan dalam kurun waktu tertentu. Sebagai contoh perencanaan singkat ketika ingin tidur kita berkata besok ingin bangun pukul lima pagi,

Langkah kelima adalah mengenali ancaman dan kesempatan strategis. Kesempatan dan ancaman dapat timbul dari banyak faktor. Bahan lingkungan yang sama dalam organisasi merupakan ancaman bagi suatu organisasi dapat menjadi kesempatan bagi organisasi lain. Karena perencanaan itu, mengenali kesempatan dan ancaman strategis merupakan keharusan dalam penyusunan strategis.

Langkah keenam yaitu menentukan menentukan sejauh mana perubahan strategi dibutuhkan. Langkah ini adalah langkah untuk mengantisipasi jika terjadi perubahan kondisi lingkungan atau situasi organisasi berubah saat melakukan kegiatan. Ini untuk mencegah terjadi kekacauan dalam organisasi dan dapat menjadi alternatife untuk mencapai tujuan organisasi.

PERENCANAAN YANG EFEKTIF

1.      Rencana harus masuk akal

2.      Rencana harus realistis

3.      Simpel dan mudah disesuaikan

4.      Sistematik dan ilmiah

5.      Objektif

6.      Fleksibel

PENETAPAN MISI DAN TUJUAN

            Misi adalah suatu pernyataan umum tentang maksud organisasi. Misi suatu organisasi merupakan maksud yang mendasar srta membedakan antara organisasi yang satu dengan organisasi yanglain, derta mendifinisikan ruang lingkup kegiatan sebuah organisasi.

            Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan yang diinginkan sebuah organisasi serta mewujudkannya dalam waktu yang akan datang, ada dua unsur penting dalam tujuan yaitu :

1.      Hasil akhir yang dinginkan di masa mendatang.

2.      Usaha atau kegiatan sekarang diarahkan untuk mencapai sesuatu di masa mendatang.

Tujuan tujuan dapat berupa tujuan umum atau tujuan khusus, tujuan akhir atau tujuan antara. Tujuan umum sering disebut tujuan strategik, secara operasional belum dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu ke dalam tujuan – tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen.

A.     FUNGSI DARI TUJUAN

Tujuan organisasi memiliki beberapa fungsi di dalam pelaksanaan sebuah organisasi, yaitu :

1.      Sebagai sebuah pedoman dalam kegiatan organisasi

Tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan sebuah organisasi dan untuk mengarahkan kegiatan organisasi.

2.      Sumber kebenaran

Tujuan berfungsi sebgagai wujud kebenaran – kebenaran sebuah organisasi, kepada masyarakat, pemegang saham, karyawan, dan semua pihak yang terlibat di dalam kegiatan organisasi.

3.      Standar pelaksanaan

Dengan adanya tujuan maka berfungsi sebagai standar pelaksanaan sebuah organisasi.

4.      Sumber motivasi

Dengan adanya tujuan maka berfungsi sebagai motivasi bagi semua pihak yang telibat dalam kegiatan organisasi.

5.      Dasar pengorganisasian

Dengan adanya tujuan maka berfungsi sebagai dasar pengelolaan organisasi serta sebagai dasar perencanaan organisasi.

B.      TIPE TIPE TUJUAN

Tujuan dalam sebuah organisasi dapat diklasifikasikan kedalam lima tipe sudut pandang, yaitu :

1.      Tujuan kemasyarakatan

2.      Tujuan keluaran ( output )

3.      Tujuan sistem

4.      Tujuan produk

5.      Tujuan turunan

C.      PROSES PENETAPAN TUJUAN

Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :

1.               Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya.

2.               Barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen / langganan.

3.               Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.

4.               Kerja keras dan dukungan seluruh sumberdayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik.

5.               Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi.

6.               Perusahaan mempunyai konsep diri yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi

    D.     BIDANG – BIDANG TUJUAN

Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan harus menetapkan tujuan :

1. Posisi Pasar.

2. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan keuangan) dengan keluaran organisasi.

3. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku.

4. Profitabilitas.
5. Inovasi.
6. Prestasi dan Sikap Karyawan.
7. Prestasi dan Pengembangan Manajer.
8. Tanggung Jawab Sosial dan Publik.

      E.      KEBUTUHAN PENYEIMBANG TUJUAN

Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk memnihi permintaan “trade off” dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut. Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan / campuran optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi.

     F.      PERUMUSAN TUJUAN

Tujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasi organisasi. Perumusan tujuan merupakan Hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak / himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.

Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagai berikut :

1.      Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan.

2.      Manajer puncak (sebagai perumus tujuan umum) hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah.

3.      Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungn internal dan eksternal.

4.      Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota organisasi.

5.      Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan. diingat oleh pelaksana.

6.      Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum.

7.      Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan.

PEMBUATAN KEPUTUSAN

            Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencanan yang akan disusun

Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. George P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari pembuatan pilihan ( choice making) dan dari pemecahan masalah ( problem solving). Dipihak lain, banyak penulis dan manajer menggunakan istilah “pembuatan keputusan dan pemecahan masalah” sebagai istilah yang dapat dipertukarkan, Menurut G. R. Terry Pengambilan keputusan dapat didefenisikan sebagai “pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada”.

A.     TIPE TIPE KEPUTUSAN

a.  Keputusan Auto Generated

Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperthatikan., mepertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab resikonya tinggi.

b. Keputusan Induced

Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logisk, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil; cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.

Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.

Kebaikannya:
1. keputusan dapat diambil secara cepat
2. penanggungjawab keputusan itu jelas
3. biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan

Keburukannya:
1. keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
2. prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
3. realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
4. pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin

Group decision, keputusan itu ditetapkan oleh para anggota grup, baik atas hasil mufakat dan musyawarah, maupun atas voting. Dalam proses pengambilan keputusan anggota grup ikut berperan aktif membicarakan tujuan dari “keputusan, resiko, dan dampak keputusan serta ikut menetapkan keputusan tersebut”.

Kebaikannya:

1. keputusan relatif lebih baik, logis, ideal, sebab merupakan hasil pemikiran dari beberapa orang

2. kecenderungan untuk bertibdak otoriter dapat dihindarkan

3. kerjasama relative akan dapat ditingkatkan diantara sesama anggota grup

4. resiko dan dampak negative dari keputusan semakin kecil

5. pembinaan para annggota grup akan lebih baik

Keburukannya:

1. pengambilan keputusan relative lama, bahkan sering bertele-tele

2. biaya pengambilan keputusan relative lebih banyak

3. penanggungjawab keputusan kurang jelas

4. minoritas kadang-kadang terpaksa menyetujui keputusan karena kalah suara

Group decision ini hanya dapat ditetapkan dalam organisasi komite dan dalam pimpinan presidium saja, dimana para anggota mempunyai hak suara yang sama, misalnya dalam MPR, DPR, dan Koperasi.

B.      BASIS PENGAMBILAN KEPUTUSAN

   Basis pengambilan keputusan (decision making) yang dilakukan oleh manajer (decision maker) biasanya didasarkan atas:

a. keyakinan
b. intuisi
c. fakta-fakta
d. pengalaman
e. kekuasaan

   Keyakinan; manajer (decision maker) dalam pengambilan keputusan (decision making)-nya didasarkan atas keyakinan bahwa “keputusan” (decision) inilah yang terbaik setelah diperhitungkan dan dianalisis faktor-faktor internal dan eksternal serta dampak positif dan negative dari keputusan tersebut.

   Intuisi; manajer dalam pengambilan keputusan didasarkan atas suara hati (intuisi)-nya, bersifat ilham dan perasaan-perasaan (good feeling)-nya. Sasaran-sasaran, pengaruih, preferensi, dan psikologis individu pengambil keputusan memegang peranan penting. Disini ilmu subjektif sangat vital. Pengambilan keputusan secara intuitif ini sacara tidak sadar dipengaruhi oleh pengetahuan masa lalu, latihan-latihan, dan latar belakang. Biasanya ia seorang aktivis, dinamis, dan senantiasa bertanya tentang situasi-situasi dan ia menemukan pemecahan atas problem-problem sulit.

   Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi biasanya mengandalkan naluri, perasaan pribadi, kemampuan mental, tetapi setiap situasi dihadapinya dengan sikap realistis dan memutuskannya menurut perasaan saja.Fakta-fakta; pengambilan keputusan didasarkan atas hasil analisis data, informasi, dan fakta-fakta, serta didukung oleh kemampuan imajinasi, pengalaman, perspektif yang tepat, dan daya pikir untuk mengimplementasikan situasi dan kondisi masa depan. Dalam hal ini manajer jangan menjadi robot analisis data informasi, dan fakta yang komplet. Keputusan (decision) yang ditetapkan berdasarkan fakta-fakta ini relative baik, logis, rasional, dan dapat dipertanggungjawabkan serta bisa diterapkan pada setiap situasi dan kondisi.

   Pengalaman; manajr dalam pengambilan keputusannya didasarkan kepada pengalamannya dan pengalaman pihak-pihak lain. Pengalaman sangat berharga, memberikan petunjuk-petunjuk dan memberikan jawaban atas pertanyaan “apa yang harus dilakukan dalam situasi dan kondisi ini?”

   Kekuasaan; decision maker dalam pengambilan keputusan (decision maker) harus berpedoman atas kekuasaan (autority) yang dimilikinya, supaya keputusan (decision) itu sah dan legal untuk diberlakukan. Hal ini disebabkan autority merupakan dasar hukum untuk bertindak dfan berbuat sesuatu.

C.      TEHNIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Manajer dalam pengambilan keputusan dapat melakukannya dengan tehnik-tehnik :

     1)      operation riset; yaitu dengan menggunakan metode-metode scientific (yang meliputi tehnik-tehnik matematis) dalam analisis dan pemecahan suatu masalah tertentu—penerapan tehnik ini adalah usaha inventarisasi.

     2)       Linear programming; yaitu dengan menggunakan rumus-rumus matematik yang disebut juga factor analysis.

     3)      Gaming war games; yaitu dengan teori yang biasanya digunakan untuk menentukan strategi.

     4)      Probability; yaitu dengan teori kemungkinan yang dapat diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal yang tidak normal, mengenai sebuah keputusan yang dipertimbangkan dan diperhitungkan

     5)      Ranking and statistical weighting; yaitu dengan cara :
(a) melokalisasi berbagai factor yang akan mempengaruhi keputusan terakhir. (b) menimbang factor-faktor yang dapat dibandingkan dan yang tercakup didalam setiap alternative.

     Scientific management adalah suatu cara yang berupa pemeriksaan dan analisis yang logis, yang mengarah kepada keputusan yang efektif.

Prosedur pengambilan keputusan berdasarkan scientific management menurut pendapat :

     G.     R. Terry
1. merumuskan problem yang bersangkutan
2. menganalisis problem tersebut.
3. menetapkan sejumlah alternative.
4. mengevaluasi masing-masing alternative.
5. memilih alternative yang akan menjadio keputusan dan yang akan dilaksanakan.

Prosedur pengambilan keputusan harus dilakukan dengan baik dan cermat, supaya resiko keputusan itu relative kecil. Harus dihayati bahwa setiap keputusan selalu menghadapi resiko, dan resiko ini menjadi tanggung jawab decision maker.

Aspek-aspek pengambilan keputusan, yaitu :
1) pribadi dan kepribadian decision maker
2) sifat masalah yang dihadapi.
3) Pandangan dan kecakapan factual decision maker terhadap masalah yang dihadapi.
4) Kondisi institusional (lembaga) bersangkutan.
5) Situasi umum yang menjadi lingkungan sekitar.

Faktor-faktor penolong pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :
1) harus diperhatikan emosi dan aturan-aturan,baik yang tangibles maupun intangibles
2) setiap keputusan harus mendorong tercapainya tujuan
3) suatu keputusan tidak selalu memuaskan semua pihak
4) hanya ada satu pilihan yang paling memuaskan atau terbaik
5) pengambilan keputusan adalah mental action dan harus di transfer ke dalam physical action
6) pengambilan keputusan yang efektip memerlukan waktu,dana,data informasi dan fakta yang cukup
7) membuat keputusan dalam prakteknya,membutuhkan kecakapan, pengalaman, dan imajinasi
8) pengambilan keputusan merupakan awal dan mata rantai aktivitas
9) setiap keputusan harus dilaksanakan